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Les preneurs de notes IA sont devenus des outils essentiels pour les entreprises. Mais ils peuvent aussi être manipulés comme systèmes d’actions et d’enregistrement. Désormais, grâce aux wearables, vos politiques de prise de notes doivent être réécrites.
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Les hommes d’affaires qui adoptent l’IA pour prendre des notes ne sont pas imprudents. Ils répondent à un réel besoin métier. Nos équipes sont toute la journée en réunion avec les entreprises que nous accompagnons, et l’idée de pouvoir lire un résumé clair de chacune d’entre elles à la fin de la journée fait de nous de meilleurs partenaires auprès de nos clients. Dans les startups axées sur l’IA avec lesquelles nous passons du temps, un nouveau responsable de compte peut intervenir dès le premier jour, hériter de l’historique complet enregistré de chaque conversation client et demander à l’IA ce qui intéresse réellement ce client. Il ne s’agit pas là d’une culture de surveillance en soi. C’est une meilleure façon de servir les gens.
Pourtant, les preneurs de notes de l’IA présentent des cyber-risques, comme nous l’avons mis en garde au cours de l’année écoulée : adoption fantôme mesurée sur des centaines de comptes en quelques semaines, fournisseurs sans SOC 2 ni véritable cryptage, responsabilité liée au consentement, exposition aux litiges. En avril, l’un de nous est monté sur scène lors de la conférence (in)invite et a soutenu que le participant le plus important à vos réunions n’était plus une personne. Les preneurs de notes IA décident de ce qui compte, en attribuant les actions à entreprendre et en fournissant le résumé qui devient le compte rendu officiel de la réunion.
Mais nos premiers avertissements concernant les preneurs de notes IA partageaient une hypothèse que nous ne soutenons plus : que le preneur de notes rejoint la réunion. Cette hypothèse s’est discrètement éteinte cet été, lorsque le preneur de notes a quitté la plate-forme de réunion et s’est installé dans le corps – et les politiques n’ont pas encore remarqué et encore moins rattrapé ce changement.
De la rencontre au poignet
Le 28 juillet, Granola, le preneur de notes IA que nous voyons le plus souvent dans nos mondes, a lancé une application Apple Watch. Une simple pression sur le poignet et il enregistre tout ce qui se passe autour de vous. Aucun robot ne rejoint l’appel, aucune bannière ne s’annonce, aucun ordinateur portable ouvert sur la table.
La même semaine, DEF CON a interdit les lunettes intelligentes de style Meta de la salle de conférence en raison de problèmes d’enregistrement. Meta, quant à elle, avait déjà acquis Limitless, la société de pendentifs IA, intégrant ainsi l’enregistrement personnel permanent dans le plus grand pipeline de matériel grand public au monde. Une entreprise publique avec laquelle nous avons travaillé vérifie désormais les participants pour des lunettes intelligentes avant les réunions à main levée où sont discutés des projets inédits.
Nous l’avons testé nous-mêmes, en plaçant la montre sous la manche d’une veste, en tapotant une fois et en enregistrant une promenade nocturne entière. Transcription propre. Personne n’aurait pu le savoir.
Aux États-Unis, enregistrer quelqu’un sans sa permission dépend de l’État dans lequel vous vous trouvez. La Californie dit que vous ne pouvez pas, mais de nombreux États le disent. Plus important encore, nous n’avons toujours aucune norme de divulgation et le matériel est désormais conçu pour être invisible.
Le bilan n’est pas neutre
Depuis la conférence d’avril, nous avons rencontré un flux constant de personnes nous expliquant comment ils manipulent ces systèmes. Une personne a décrit avoir effectué une injection rapide contre un preneur de notes lors d’une réunion en direct, juste au moment où nous sortions de la scène. Un autre a expliqué l’astuce la plus simple que nous ayons entendue : inscrivez-vous tôt et, pendant les cinq minutes où vous êtes seul avec les preneurs de notes, racontez calmement les résultats que vous souhaitez capturer comme les points à retenir les plus importants. Un troisième a déclaré qu’il avait trouvé comment faire s’effondrer silencieusement les preneurs de notes d’autres entreprises, de sorte que la réunion se termine et qu’il n’y a aucune trace. Il y a des recherches universitaires derrière tout cela. Appelez cela de la manipulation ou appelez cela de la communication stratégique. Les méthodes fonctionnent.
Les systèmes de prise de notes échouent également d’eux-mêmes. Nous avons regardé une transcription mal entendre un mot, puis réinterpréter le reste de la conversation pour corriger l’erreur. Les collègues avec des accents que les mannequins manipulent mal supportent davantage ce risque que le reste d’entre nous. Et ces outils ne sont plus des sténographes. Ils ont des souvenirs. Granola extrait le contexte des réunions précédentes et les informations sur les personnes participant à la réunion dans les notes de réunion d’aujourd’hui. C’est utile, mais cela signifie également qu’un résumé partagé en dehors de votre entreprise pourrait divulguer le raisonnement de réunions auxquelles l’autre partie n’a jamais participé.
Il y a ensuite un cas qui devrait être présent à l’esprit de tout rédacteur politique. En novembre dernier, un responsable de la sécurité de Campbell a été licencié pour ce qu’il avait dit lors d’une réunion secrètement enregistrée par un employé au cours de ce qu’il pensait être un déjeuner privé. L’enregistrement a fait surface des mois plus tard par l’intermédiaire d’un avocat spécialisé en droit du travail, et le cadre a disparu en quelques jours. Quoi que vous pensiez de ce qui a été dit, remarquez le mécanisme : pas de robot preneur de notes, pas de plateforme de réunion. Une personne, un appareil, une conversation qui, selon l’orateur, était officieuse. Cela n’existe plus.
À quoi ressemble une politique sérieuse
Les conseils d’administration et les équipes juridiques demandent désormais à leurs RSSI des politiques en matière de prise de notes. Après avoir aidé plusieurs organisations à réfléchir à cette question, voici où nous atterrissons.
La transparence toujours. Si un outil d’enregistrement est en cours d’exécution, toutes les personnes présentes le savent. La version la plus légère que nous recommandons : remplacez votre nom d’affichage par « Nom + preneur de notes AI ». Et cette règle doit également lier les salariés. Un employé qui enregistre un collègue sans le divulguer commet une infraction passible de licenciement, point final, avant même que nous ayons discuté du contenu de l’enregistrement.
Classez vos réunions. Dans une entreprise, nous avons rédigé une politique formelle précisant que les réunions ne peuvent jamais être enregistrées. Les vôtres peuvent inclure des séances de fusions et acquisitions, de questions juridiques, de ressources humaines et de direction du conseil d’administration. Décidez délibérément, par écrit, avant que les outils ne décident à votre place.
Gouvernez les preneurs de notes des autres. Lorsqu’un auditeur entre dans votre immeuble, son ordinateur portable doit répondre à vos normes. Appliquez le même principe à l’enregistrement. Si une autre organisation enregistre vos employés, vous devez le savoir et vous devriez en obtenir une copie.
Choisissez votre posture de rétention. Une transcription complète est un dossier d’entreprise différent d’un résumé. Décidez si les transcriptions sont détruites par défaut, à l’exception des conservations légales, ou conservées pour toujours. Ne laissez pas le défaut du fournisseur décider.
Traitez les vendeurs de preneurs de notes comme ce qu’ils sont : startups organisant vos conversations les plus sensibles dans leur cloud. Examen de la sécurité des fournisseurs, conditions de réutilisation des données, langage d’indemnisation. , un recours collectif alléguant que le preneur de notes d’Otter avait enregistré des réunions sans le consentement de tous et utilisé les enregistrements pour former des modèles, et la fermeture soudaine de Novacy s’est produite pour une raison.
Attribuez un humain. Chaque transcription qui devient un enregistrement nécessite un propriétaire nommé chargé de vérifier son exactitude, quel que soit l’outil qui a enregistré l’appel.
N’oubliez pas que certains peuvent former des employés à gérer la transcription, de la même manière qu’un avocat protège le dossier lors d’une déposition. Nous comprenons cet instinct, et examiner le dossier pour en vérifier l’exactitude est tout à fait juste. Une organisation qui optimise discrètement ses archives officielles aura de plus gros problèmes à venir.
Nous avions l’habitude de débattre de l’opportunité de laisser le preneur de notes entrer dans la réunion. Ce débat est terminé, car la réunion se déroule désormais partout où passe le greffier. Écrivez vos politiques pour un monde où le microphone est déjà dans la pièce, car c’est le cas.
